W Urzędzie Gminy Narew sposób przyjmowania i załatwiania spraw jest następujący:

1. Korespondencję przyjmuje kancelaria rejestrując ją w rejestrze kancelaryjnym, zaś przesyłki specjalnego rodzaju (faksy, pisma organów naczelnych i centralnych, listy polecone, ekspresowe, pisma procesowe itp.) wpisuje się do rejestru przesyłek specjalnego rodzaju.

2. Kancelaria otwiera wszystkie przesyłki z wyjątkiem:

• adresowanych imiennie, które przekazywane są adresatom,
• wartościowych, które przekazuje się właściwej osobie lub komórce organizacyjnej za pokwitowaniem,
• z klauzulą „Zastrzeżone”.

3. Na wpływającej korespondencji umieszcza się w górnym lewym rogu pierwszej strony pieczątkę wpływu określającą datę otrzymania i numer ewidencyjny wychodzący z rejestru kancelaryjnego, pod którym zarejestrowano daną korespondencję, zaś na korespondencji przekazywanej bez otwierania - na przedniej stronie koperty. Po wykonaniu tych czynności pracownik sekretariatu przekazuje korespondencję kierownikowi urzędu. Korespondencję przejrzaną i zwróconą przekazuje się zgodnie z dyspozycją kierownika pracownikom za pokwitowaniem.

4. Pracownicy, po otrzymaniu pisma do załatwienia, sprawdzają czy pismo dotyczy sprawy już wszczętej, czy też rozpoczyna nową sprawę. W pierwszym wypadku pismo dołącza się do akt sprawy, w drugim przypadku – przed przystąpieniem do załatwienia – rejestruje jako nową sprawę. W obu wypadkach pracownik wpisuje znak sprawy w obrębie odciśniętej pieczęci wpływu. Znak sprawy jest stałą cechą rozpoznawczą sprawy. Każde pismo dotyczące tej samej sprawy otrzymuje identyczny znak. Sprawy nie załatwione w ciągu danego roku załatwia się w roku następnym bez zmiany dotychczasowego ich znaku i bez wpisywania do nowych spisów spraw.

5. Ostateczne załatwienie sprawy pracownik odnotowuje w spisie spraw przez wpisanie daty załatwienia. Sprawy załatwione wysyła się w dniu ich podpisania, a na kopii pisma stwierdza się wysyłkę pisma wraz z datą jego wysłania. Pisma przeznaczone do wysłania wysyła się zgodnie z dyspozycją (polecony, ekspres itp.) i wpisuje się do rejestru przesyłek specjalnego rodzaju i pocztowej książki nadawczej. Brak takiej dyspozycji oznacza, iż pismo ma być wysłane jako przesyłka zwykła.

Przewodnik po usługach